Aydınlatma Metni

1) Veri Sorumlusu ve İletişim

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Alaşehir Belediye Başkanlığı tarafından hazırlanmıştır.

• Veri sorumlusu: Alaşehir Belediye Başkanlığı
• Adres: Yenice Mahallesi Beşeylül Cad. No:30/A 45600 Alaşehir/MANİSA
• Telefon: 444 8 653 / 0236 653 14 08 / 0236 653 11 29 / 0236 654 48 76
• E-posta: info@alasehir.bel.tr — Kep Adresi: alasehirbelediyesi@hs01.kep.tr
• Web sitesi: yarisma.alasehir.bel.tr, alasehir.bel.tr
• Başvuru kanalı: KVKK kapsamındaki taleplerinizi işbu metnin "İlgili Kişi Hakları" bölümünde açıklanan yöntemlerle iletebilirsiniz.

Bu metin; yarışma şartnamesinin satın alınması, yarışmaya başvuru, eklerin indirilmesi, proje/kimlik belgelerinin yüklenmesi, değerlendirme, ilan/sergileme ve ödül süreçleri kapsamında elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkindir.

2) İşlenen Kişisel Veriler (Veri Kategorileri)

Yarışma web sitesi ve yarışma süreçleri kapsamında, başvuru ve katılım durumunuza göre aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilecektir:

2.1. Kimlik ve mesleki bilgiler

• Ad-soyad
• T.C. kimlik numarası (dekont açıklaması ve/veya başvuru süreçlerinde bildirildiği ölçüde)
• Meslek/unvan, oda sicil numarası, üye tanıtım belgesi bilgileri
• Mezun olunan okul, diploma numarası (şartname kapsamındaki belgelerde yer aldığı ölçüde)

2.2. İletişim bilgileri

• E-posta adresi, telefon numarası, yazışma adresi.

2.3. Görsel/İşitsel Veriler

• Yüklenen projeler, tasarımlar ve varsa sunum dosyaları.

2.4. Başvuru ve yarışma işlem bilgileri

• Yarışma başvuru kayıtları, ekip listesi ve ekipteki rol bilgileri (müellif/danışman/yardımcı)
• Yer görme belgesi bilgisi (2. kademe için zorunlu olması halinde)
• Proje teslim süreçlerine ilişkin kayıtlar, rumuz bilgisi, teslim zamanları

2.5. Finans/ödeme bilgileri

• Şartname bedeli ödeme dekontu (dekont üzerinde yer alan ad-soyad, banka işlem referansları vb.)
• Ödül kazananlar bakımından banka hesap/IBAN bilgisi (ödeme hesap belgesi)

2.6. Belge içerikleri ve imza

• İmzalı beyanlar, imza içeren belgeler, imza sirküleri ve benzeri evrakların içeriğinde yer alan kişisel veriler.

2.7. İşlem güvenliği/teknik veriler

• Web sitesi erişim ve işlem kayıtları (log kayıtları), IP adresi, tarih-saat bilgileri, kullanıcı işlem kayıtları.

3) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Yarışma şartnamesi bedelinin tahsil edilmesi, başvuru sürecinin yürütülmesi, başvuruların alınması ve yönetilmesi
• Yarışma katılım koşullarının kontrolü, başvuru belgelerinin değerlendirilmesi
• Proje teslim süreçlerinin yürütülmesi, jüri değerlendirme, sonuçların ilanı, sergi/kolokyum ve ödül süreçleri
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi (soru-cevap, bilgilendirmeler, teknik bildirimler)
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve resmî kurum/kuruluş taleplerine yanıt verilmesi
• Olası uyuşmazlıklarda hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yetkisiz erişimlerin önlenmesi

4) Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

• Yarışma web sitesi başvuru formları
• Dosya yükleme alanları (PDF/pafta/katalog/USB dijital kopyalar vb.)
• E-posta yazışmaları (ör. yarışma raportörlüğü e-postası)
• Fiziki teslim (2. kademe pafta/maket/kimlik zarfı)

5) Hukuki Sebepler (KVKK m.5 Kapsamında)

• KVKK m.5/2-c: Şartnamenin satın alınması, başvuru kaydı oluşturulması ve değerlendirme süreçleri.
• KVKK m.5/2-ç: İdarenin mevzuat yükümlülükleri kapsamında saklama ve resmî taleplere yanıt.
• KVKK m.5/2-e: Olası itiraz, şikâyet, dava ve uyuşmazlıklarda delil ve ispat süreçleri.
• KVKK m.5/2-f: Sistem güvenliği, suistimalin önlenmesi ve teknik operasyonların yürütülmesi (meşru menfaat).

Açık rıza, yalnızca KVKK m.5/2 kapsamındaki hukuki sebeplerin bulunmadığı hallerde gündeme gelir.

6) Kişisel Verilerin Aktarılması

• Yarışma jüri üyeleri ve raportörlük (rumuz sistemi gözetilerek)
• Belediye birimleri ve yetkili personel
• Hizmet sağlayıcılar / tedarikçiler: hosting, teknik bakım, siber güvenlik, e-posta altyapısı
• Bankalar ve mali işlemlerle ilgili birimler
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları / yargı mercileri

7) Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz; yarışma başvurusu ve değerlendirme süreçleri boyunca, sonrasında olası itiraz/uyuşmazlık süreçleri için ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler kapsamında saklanır. Sürenin sonunda KVKK'ya uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.

8) İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

KVKK m.11 kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarım yapılan üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini/silinmesini isteme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

• Yazılı başvuru: Yenice Mahallesi Beşeylül Cad. No:30 45600 Alaşehir/MANİSA
• E-posta (güvenli elektronik imza ile): info@alasehir.bel.tr
• KEP: alasehirbelediyesi@hs01.kep.tr

9) Veri Güvenliği

Belediyemiz; kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla yetki matrisi, erişim kısıtları, loglama, şifreleme, yedekleme ve güvenlik kontrolleri gibi idari ve teknik tedbirleri uygular. Yalnızca görev gereği erişim ilkesi esas alınır.